كتابة طلبات تقديم العروض

كتبها · 19 April, 2010

إن أغلب المؤسسات التي لها موقع إلكتروني عادة أو غالباً ما تؤجر شركات استشارات إلكترونية، ويحدد هذا المقال أفضل أسلوب لإصدار “طلبات تقديم العروض” – وهي أكثر الخطوات انتشاراً في استئجار الموردين.

 طلبات تقديم العروض – إذا كُتبت جيداً – تكون مفيدة في تحديد الموردين ذوي المهارات المناسبة وفي ضمان (إلى حد ما) الحصول على السعر والجودة المعقولين. ومن ناحية أخرى فإن طلبات تقديم العروض مُكلفة جداً؛ فهي تستغرق الكثير من الساعات في إعدادها وتقديمها للشركات، كما أن الشركات التي ترد على هذه الطلبات تستهلك الكثير من الموارد لإعداد الطلب. وطلبات العروض التي تُدار بطريقة سيئة يكون لها مردود ضعيف وآراء سيئة. (من المهم أن نتذكر أن هناك أساليب لتحقيق أهداف طلبات تقديم العروض دون عمل طلب العرض فعلياً – كما هو الحال من خلال المنافسات أو القيام بمشروعات صغيرة ذات مورد واحد أو باستخدام علاقات مُلزمة.)

ما الذي يجعل طلب تقديم العروض جيداً؟

توجد مقالات كثيرة وجيدة تتحدث عن “كيفية كتابة طلبات تقديم العروض” (تعثر عليها بمجرد مراجعة نتائج البحث على جوجل). وأغلب هذه المقالات تحدد نقاطاً تتضمن ما يلي:

• ملخص/ معلومات رئيسية
• الخلفية
• الأهداف
• المتطلبات
• تفاصيل المورد
• المراجع
• الميزانية
• جدول الأعمال
• معايير التقييم
• معلومات الاتصال

هذا هو المدخل الأنسب والأمثل، ولكن في الأغلب توجد خصائص رئيسية مهمة يتم تجاهلها:

الأهداف: إن أكبر مشكلة تواجه الكثير من طلبات تقديم العروض هي أن الأهداف الكلية تكون قصيرة غير أن التفاصيل والطلبات التكتيكية تكون طويلة ومفصلة، مما يجبر البائعين في الأغلب على الإجابة على السؤال الخاطيء وعدم تقديم حلول خلاقة للمزيد من الطموحات العالمية، فوجود صفحة أو صفحتين لوصف الأهداف يكون أكثر نفعاً من الصفحات التي تعج بجداول المتطلبات.

الميزانية: الكثير من طلبات تقديم العروض تتجنب تقديم أي دليل للميزانية، وهذا يؤدي إلى عروض غير مفيدة، ولكن تقديم دليل الميزانية له مخاطر نظرية تتمثل في تضخيم العروض الأقل كلفة، ولكن بصفة عامة تقوم الشركات بتقليص الميزانية بأقصى ما تستطيع، فالميزانية أمر يخضع للمفاوضات باستمرار.

علاقات ملزمة: الشركات التي تستجيب لطلبات تقديم العروض تحتاج إلى معرفة ما إذا كانت هناك مجموعات أخرى لها علاقات كائنة مع العميل أم لا، وحتى مع وجود علاقات ملزمة فإنها قد تقرر الاستمرار في العروض – ولكن يجب أن تعي مجال العمل جيداً. ومن المهم تجنب مفهوم أن طلبات تقديم العروض يتم استخدامها لتبرير قرار تم اتخاذه بالفعل.

ما الذي يساعد طلب تقديم العرض القوي على الاستمرار؟

مرحلة المؤهلات: لأن طلبات العروض تكون مكلفة فمن الأفضل إرسال خطاب أو عرض مختصر كخطوة تأهيلية، وبناء على هذه المؤهلات يتم دعوة ثلاث إلى أربع شركات لتقديم عروض كاملة. إن وجود عروض طويلة من عدد كبير من الشركات يُعد مضيعة للوقت.

وجهاً لوجه: من المفيد أن تعقد اجتماعاً مباشراً (وجهاً لوجه) مع أصحاب العروض النهائية، فهذا يساعد على تحديد مجال العمل.

الحوار: من المفيد إجراء حوار مع مقدمي الطلبات أثناء عملية الاختيار، وقبل تقديم الطلبات ينبغي عقد مؤتمر معهم أو تبادل الأسئلة كتابة معهم. وبعد تقديم الطلبات يكون جيداً أن تتفاوض معهم حول الخدمة المقدمة والسعر بحيث لا تعتبر العرض كلاماً نهائياً.

النتائج: عند الانتهاء من طلبات العروض من المهم أن تقدم النتائج للفائزين والخاسرين، ومن المهم أيضاً أن تلتزم بهذه العملية؛ فبعض المجموعات تصدر أحياناً طلبات للعروض ولكنها تقرر في النهاية أن لا تعمل برنامجاً على الإطلاق.

 يمكن تحقيق جميع هذه الأهداف في وثيقة مختصرة نسبياً، والكثير من طلبات العروض البارزة تقع في وثيقة يتراوح عدد صفحاتها بين خمس إلى عشر صفحات فقط. وإذا ما اشتمل طلب العرض التالي لك على هذه المقترحات فإنه سيؤدي إلى عملية أقل تكلفة وأكثر كفاءة.

Post By زكريا فوزي (39 Posts)

Connect

مصنفة ضمن غير مصنف



التصنيفات

التعليقات3 Comments

  1. amina says:

    tarikat kitabat talab khati lil3amal

  2. khadija mari says:

    trikat kitabat talab khati lil3amal

  3. khadija says:

    merci 3la had ta3li9 jamil la9ad hasalto 3la 5dma charikat voiyag dacia kandir minag

تعليقك